lancement des dates de meeting ?

D’un coté l’idée me plait bien, ça sécurise l’organisation. Meme si j’ai toujours eu à faire a des personnes qui ont proposés de payer les frais engagés, avant meme que l’idée ne m’effleure. (ils se reconnaitront, merci à eux). Pour une des Sorties en cours de réflexion c’est 22.50 Euros par tete de demandés 2 mois avant par le prestataire, et c’est un incontournable (sauf ne pas choisir cette animation), ce qui avec 30 participants fait 650 euros a débourser :roll_eyes:. J’avais donc en tete de mettre une date d’ouverture et de fermeture des résas, et d’ajouter un message, relayant les conditions de vente du prestataires, pour annoncer le non remboursement.

De l’autre coté,la solution ressemble tellement aux prestations payantes des pros, que j’ai peur d’acroitre le sentiment « j’ai payé, j’attends un service,une prestations, …c’est mon droit », et ça ce n’est pas l’esprit qui me plait dans un acte 200% bénévole :wink: .J’avoue, j’ai pensé comme çela, pendant quelques secondes durant l’un des tours auquel, j’ai participé :smiling_imp: mais justes le temps de remettre le neurone à sa bonne place :grin:

Je laisse la place aux autres pour exprimer leurs ressentis…Lachez vous,c’est de la discussion que nait la solution

c’est effectivement le risque à encourir de tomber sur des personnes qui pourraient confondre les prestations du club med avec le fait de payer la résa d’un bus tour.
mais si lors du bloquage de date et de la mise en place du planning les prix des prestations tel que caping ou résa de visite sont annoncé, plus de mystere
après à chacun de garder en tête le fait que nous sommes juste une bande d’amis en combis qui veulent faire visiter leur campagne, pour ceux qui veulent du grand show diner spectacle, bin passer de chemin (quoique avec cyril les diner spectacle sont pas mal aussi, si on aime les poilus en tutu :grin:

Bonjour à tous,

Ayant été un des trois à voir son post supprimé et donc, peut-être, un peu à l’origine de ce débat, je souhaiterai donner mon avis sur le sujet.

Tout d’abord, quand il est dit:
donc pour mémoire,
il avait été convenu que les dates des rencontres de l’année suivante ne pouvaient être annoncées qu’en début d’année, de manière, à ce que les gens qui souhaitent organiser quelque chose, prennent le temps de le préparer:

Personnellement, avant de lancer les hostilités sur le forum et s’agissant de mon 1er CAMPER, j’ai regardé un peu partout sur le forum s’il existait des règles particulières et n’ai vu aucune information sur le sujet.
De ce fait, et de toute bonne foie, j’ai créé un post informant de l’organisation de notre week-end.

Avant de bloquer une date pour rien (généralement les dates de pont sont vites bloquées).
Généralement, aussi, les dates des ponts sont celles qui intéressent le plus de monde tant au niveau des organisateurs que des participants. C’est, en effet plus facile d’effectuer un déplacement pour 3 ou 4 jours avec nos «destriers».
De plus ces dates correspondent la plupart du temps à des jours fériés (donc plus facile à prévoir pour ceux qui ont des plannings de congés à court terme).
Enfin que l’info arrive en Octobre ou en Janvier, ces dates seront toujours celles qui intéressent le plus de monde.

Au risque d’annuler au dernier moment (parce que rien préparé, et au risque que certains qui voulaient se lancer dans l’aventure de l’organisation ne le fasse pas car plus de date… )

Sauf erreur, je n’ai pas vu beaucoup de «Campers» annulés par les organisateurs (même lorsque les intempéries climatiques pouvaient présager le contraire).
Il arrive même parfois qu’en cas de déconvenue de dernières minutes, certains n’hésitent pas à reprendre le flambeau pour maintenir le rendez-vous attendu par tous les participants.

Par ailleurs certains Week-end sont de telles institutions (W C T, Salagou,Alpescombitours, Vulcan Combi tour, Moustik tour, TBT….) que le risque d’annulation pour manque de préparation est très fortement limité.
Pour les autres (1ere organisation ou organisation ponctuelle), il est vrai qu’un programme «ficelé» pourrait réconforté, bien que, de toute façon, cela n’empêchera pas une annulation de dernières minutes.

Enfin pour ceux qui veulent se lancer (dont je fais partie cette année), je pense que rien n’empêche de le faire.
En effet, le nombre de participants étant souvent limité (pour un problème de logistique), il arrive très régulièrement que les listes de pré inscriptions soient rapidement complètes donc un «camper» de plus le même week-end ne me semble pas un inconvénient d’autant que chaque participant reste libre de s’inscrire à tel ou tel camper même s’ils sont à la même date.

nous avons donc changé cette règle et décidé que les nouvelles dates pouvaient être communiquées à partir de début octobre…
mais au demeurant, les 2 premières dates bloquées, sont:

1 les mêmes
Oui c’est à la même date mais pas au même endroit (la distance entre les deux est quand même d’au moins 500 Km).

2 sans programme ni organisation définie.
Personnellement, je comprends très bien que Demonflat n’ai pas mis aujourd’hui le programme complet de son week-end, celui-ci faisant partie des «institutions» ayant fait leurs preuves les autres années, il ne me semble pas qu’il y ai le moindre doute sur la qualité de l’organisation.
Pour preuve les pré inscriptions n’ont pas tardées malgré le fait qu’il ne s’agissait que d’une information.

Pour ce qui me concerne (étant le deuxième concerné dans le message initiale), il s’agit de mon 1er Camper mais toutefois j’ai pris la précaution de prendre, en amont, le temps nécessaire pour boucler le plus précisément le programme afin d’apporter toutes les informations sur le planning du week-end dès la mise en ligne de celui-ci.
D’ou ma grande surprise de le voir supprimé le soir même de sa parution pour les raisons invoquées ci-dessus.

Il manque une raison invoquée lors de la suppression des posts.
Poser une date au détriment d’Organisations plus nationales :

A ce titre je profite de ce post pour poser 2 questions :
Doit on comprendre qu’il convient d’attendre que les dates des organisations «nationales» soient établies pour pouvoir prévenir de l’organisation d’un «camper» ?

Est-il interdit d’organiser un «Camper» aux mêmes dates que des organisations nationales ?

En résumé et pour faire court (il serait temps) :wink: , je rejoins l’avis de Fab, Garden et Combi30, et je suis donc pour l’ouverture des sujets «Bus tours» et «Camper» au plus tôt en octobre de l’année précédant l’évènement.

Pour ce qui est des pré inscriptions, la plupart des évènements ont un nombre limité de bus et ainsi il est créé une liste «principale» pour les 1ers inscrits puis ensuite une liste «d’attente». Cette méthode permet en cas de désistement «d’1er Inscrits»de le remplacer par le 1er de la liste d’attente.
Cette solution me semble pas mal.

Concernant la date d’ouverture des prés inscriptions, si celle-ci est le même jour pour tous les campers, il va falloir organiser une nuit blanche pour pouvoir s’inscrire dans les premiers.
Enfin, pour terminer, concernant la «caution», OUI, pourquoi pas (cela c’est déjà fait par le passé).
Cependant cela doit, me semble-t-il, rester à l’appréciation de l’organisateur du week-end car comme le dit Westyfleur nous ne sommes que des «organisateurs du Dimanche».

100% d’accord avec Pepere44…
D’ailleur c’est si bien écrit que je signe quand tu veux… :smiley:

+1 Pepère

De plus je ne vois pas le rapport entre nos campers et dates nationales ?
perso entre faire 400 Kms pour un camper et 200 Kms pour un meeting nat’s le choix est vite fait,
je préfère la bonne humeur et la convivialité d’un camper entre amis .
Où alors peut-être que nos modos avait l’intention d’organiser le camper officiel du forum le week-end de la pentecôte
et qu’ils se sont vu couper l’herbe sous le pied ?

+1

mettre les dates en octobre pour l’année suivante cela me parait TRES BIEN, surtout (et c’est mon cas) quand le couple et l’ ado (qui bosse) ont du mal à pauser des jours ou meme les vacances , cela permet de faire une organisation a tout niveau, sans rien deranger.
sachant les dates en avance ; on peut sans probleme pauser les jours qui nous conviennent pour participer à quelques Campeurs :smiley: :smiley:

OULLALA sujet épineux.

Un camper dans un grand champ; vient qui veux/peux, une tite ballade dans la nature éventuellement, un feu de camps, des brochettes quelques bières, guitares et autres réjouissances sans chichi ni froufrou.

Pas de frais de camping de trucs et de machins, pas de réservations d’inscription et de désinscription…

Moi c’est comme ça que je les préfèrent les campers weeks…Maintenant, cela dépend ce qu’on attend.

En tous cas, une chose est certaine en ce qui me concerne, si une caution est demandée pour réserver un camper ou un bus tour, ce sera sans moi. Je ne crois pas avoir déjà fait faut bon, ou m’être désisté au dernier moment mais je fais parti des gens qui, de part leur activité professionnel peuvent assez facilement avoir un empêchement de dernière minute.

D’accord avec Pépère et Mac.
De plus, je pense , et ce n’est pas un reproche , je dirais donc, je constate, que les week end sont de plus en plus organisés et ficelés avec l’investissement financier et humain que cela représente.
Il s’agit là, de fixer des règles pour que les organisateurs ne se retrouve pas comme des cons le week end venu, chaque organisateur va investir ( de l’argent ) et s’investir ( en temps ) à hauteur de son choix , à lui de fixer les limites et les règles afin que le week end se déroule sans encombre:

  • date
  • lieu
  • en même temps qu’un autre évènement ( pas trop près , ou en même temps qu’un national , comme dit Bruno( westyfleur ) le choix est vite fait )
  • payable d’avance ou pas
  • caution gardée ou pas

  • Sachant que, à partir du moment où ils s’inscrivent, les participants doivent se plier aux règles qui devront être clairement énoncées.
    Les week end étant tous différents ( et c’est tant mieux ) chaque organisateur fixera les règles qui encadrent sont week end, le seul impératif étant de les indiquer sur le post de l’organisation.
    Ensuite, il est de la responsabilité de chacun de tenir ses engagements ( en terme d’organisation et/ou de participation ).
    Sinon pour info il y aura un 6ème VCT en 2013 ( si on est pas mort d’ici là ) :wink:
    à plus :grin:

super, et ce 6eme VCT sera aussi de plus en plus organisés et ficelés avec l’investissement financier et humain que cela représente…?

:grin:

Pour te répondre pépère44,
Le problème des meetings nationaux, c’est lié aux inscriptions.

Je m’explique:

Je m’inscrits à un camper week; j’apprends peu de temps après la date du meeting nationale qui m’intéresse, je me désinscris donc du camper week, puis après je vois que le meeting national n’est pas ce que je pensais, donc je me réinscris etc. …

C’est juste pour éviter les inscriptions et désinscriptions inutiles.

Ensuite, demander une pré-inscription financière obligatoire, me gêne dans le sens où ça devient fort contraignant. + 1 avec K.LOUSTIC sur ce coup, car si quelqu’un veut organiser quelque chose de simple, sans qu’il y ait organisation spécifique, et en pensant que ça va se dérouler tous seul, je pense que celui-ci doit pouvoir le faire (et d’ailleurs c’est à peu près ce que nous avions fait au tout début)…

LA règle c’est qu’il n’y a pas de règle justement :smiley:

Celui qui veut demander des sous à l’avance, pour environner les annulations de dernières minutes, le fait
Celui qui veut gérer son truc un peu « a l’arrache » le fait…

Donner une date tôt est une bonne chose à mon avis. Laisser s’inscrire les gens tôt est une erreur (toujours à mon avis), et westyfleur a attesté du sentiment très désagréable des désinscriptions à la pelle…

Heu… NON :roll_eyes:

:grin:

Super !!!
C’est ça qu’on aime :smiley: :smiley: :smiley:
J’y serai :wink:

Pardon de faire le ronchon, mais sinon, nous adoptons quel principe pour la publication des dates :question:
Je n’ai que 2 week-end à proposer, mais je ne voudrai pas être hors « règle du jeu » (:evil: j’aime pas les lois, règle et autres trucs à la con :roll_eyes: :laughing: )

dates à partir d’octobre, inscription 3 mois avant l’évènement.

windcombi

(ça fait un peu autoritaire vu comme ça, mais si je vous demande si ça vous va, j’aurais autant d’avis que de trou d. c.l… et des trou du c.l y en a quelques un ici :smiley: )

OK , moi ça me va :wink:

Au moins comme cela les gens on le temps de prévoir et de s’organiser et lorsque l’on ouvre la liste d’inscription
ils seront plus sûr de leur disponibilités .

Trou d. c.l toi même Etienne . :smiley: :smiley: :smiley:

Bruno

euh pour le trou du c…
c’est celui qui dit qui y est :stuck_out_tongue:

gaelle mme combikea :laughing:

Salut,

pour moi comme SUDWEST j’ ai un planning toutes les 7 semaines, je travaille 4 WE sur 7, donc j’aimerai m’inscrire a l’avance mais je ne le peux pas, si je dois poser des jours je le serai groso modo en soudoyant le gestionnaire au mieux 2 mois a l’avance au pire la semaine d’avant.

Donc connaitre les dates et les lieux en octobre ne me gene pas au contraire cela permet de faire son programme pour l’année.
par contre pas d’inscription en meme temps, faire part des dates du WE a partir d’octobre en mentionnant la date de debut d’inscription (2 mois avant).

sinon je dois attendre des désistement ou des annulation, car je ne veux pas bloquer une date et me désister au dernier moment.
ce qui m’est arrivée au Salagou mais la pas de camping a régler ou de visite sinon je ne me serai pas inscrit car date trop incertaines pour moi.

je m’occupais avant d’un club moto, j’ai fini par en être de ma poche de désistement de dernière minute sur de grosse organisation type Rallye avec réservation toile de tente dans camping , fut de bière et soirée DJ donc ensuite c’etait paiement d’avance et en fonction de la recette remboursement total ou partiel en cas de désistement.

pour les grosse sortie avec moultes animation avec avance de frais pour l’organisateur pourquoi pas une avance de réservation.

par contre comme dit MAC pour les WE sauvage avec balade, chacun sa bouffe ou camping mais paiement individuel la il y a moins de risque, et ce que moi je recherche c’est plus un groupe, une bonne soirée entre amis, du partage…que visite, resto etc…même si c’est sympa ce n’est pas ça qui justifiera mon choix.

voila mon avis inscription 2 mois avant permettra de ne pas trop défavoriser les gens comme moi qui travaille le WE et jour feriés et qui connaissent tardivement leur planning et qui choisisse les camper Week par defaut (ne voyez la rien de péjoratif), on prend se qui reste et on passe a coté de ce qui nous plairais ou que l’on a jamais fait car complet 6 mois a l’avance.

fantasio32

Je suis complètement d’accord avec le principe de la parution des dates et organisation au mois d’octobre. Les inscriptions trois mois avant le WE est une bonne idée aussi.

J’adhère donc au principe général qui est que chaque organisateur fait comme il veut pour le réservation financière. il faut simplement que les conditions soient bien écrites à l’avance.

Perso, j’ai été peut-être parmi ceux qui ont annulé le plus au dernier moment : Le Hippie Tour pour lequel j’ai appris que je bossais le WE 4 jours avant, le Vulcan tour où je suis tombé en panne sur la route à 200 bornes du but et enfin le Gers où cette fois la panne est apparue 5 jours avant !!!

Il n’y avait pas d’engagement financier pour les deux derniers et pour ce qui est du Hippie Tour, Yannick m’a proposé un remboursement des frais sans que je ne demande rien. J’aurais compris qu’il garde le chèque.

Il ne faut jamais avoir organisé quoi que ce soit pour ne pas comprendre ce que sont les conséquences de trop d’annulations.

De là à demander une avance non remboursable me gêne quand même un peu. cela a tendance à sous entendre que les annulations ne sont pas justifiées et que rien que le fait qu’il y ait un engagement financier réduirait ces annulations. Je pense que les annulations sont toujours justifiées mais peut-être suis-je naif ???

Pour info, le 3ème Cagouill’Week aura lieu en 2013 le We du 23 au 25 Août 2013.
Il aura lieu dans un champ au bord d’une rivière à la sauvage. :wink:

Bonjour à tous,

Je suis dans l’ensemble du même avis que celmarthothi.

A 2 ou 3 choses près à rajouter.
Il serait bien, à mon humble avis, que :

  • Les dates soient en ligne le plus tôt possible pour que chacun puisse planifier ses congés (moi par exemple j’ai du poser mes congé il y a 15 jours, pour jusqu’à la fin mai 2013, sans savoir de dates précises de bus tour à faire, …)
  • Il y ait une liste d’ « intéressées », pour qu’éventuellement les organisateurs puissent savoir si 10 ou 100 :roll_eyes: combis souhaitent participer.
  • Que le nombre limite de participants soit bien précisé pour chaque bus tour, dès sa mise en ligne, même si on sait bien qu’il peut y avoir quelques dérogations, …
  • Que lors de la mise en ligne d’une date de bus tour, la date d’ouverture des inscriptions soit aussi fixée, 3 mois avant d’accord, mais de manière précise, pour ne pas louper le coche, vu le rush que ça va être.
  • Pour les annulations de dernière minute, des dédommagements devraient être prévus au cas par cas selon les demandes des organisateurs. Mais ces désistements font aussi parfois des heureux, puisque c’est comme ça que nous avons pu participer à notre 1er bus tour : le TBT 2011 :smiley: Merci encore aux organisateurs, et à ceux qui se sont désistés et nous ont permis d’y assister !

Et sinon, comme dit Mac :

Car moi aussi c’est comme ça que je vois avant tout la vie en combi ! :wink:

En attendant de se revoir dans un prochain week-end VW pour passer avant tout un super moment ente nous, loin de nos tracasseries de tous les jours, …
Bises à tous.

salut a tous,

une p’tite idée,

si on sépare les dates des sorties et les inscriptions,
je me disais comme ça, quand va ton savoir l’ouverture des inscriptions et je vais les trouver où:
sur le même topic que les dates ou sur un nouveau topic :question:

donc si dans « on fait quoi se WE » et la sous rubrique « spécial camper » on créait une rubrique comme celle de « agenda » que l’on nommerait « Inscription » :idea: :bulb:

si c’est une connerie :astonished: oubliez ce message , il s’autodetruira automatiquement :smiling_imp:

sinon voila reflexion pour les modo’s

Bises a Tous

fantasio32