Combien de mois avant doit on « autoriser » l’annonce d’une date de camper week?
DTC raz
Il tombe bien ce post j’ai 2 orga de tour en tete et je m’auto questionne
Quand lancer l’info officielle 
Coté orga j’attends d’avoir :
Un parcours validé, ça c’est simple sauf pour le winter, mais je gere
de caler les visites, et du coup je suis tributaire du délais de réponse des prestataires contactés,et de leurs conditions de paiement. Pour une des 2 sorties j’ai une seule soirée de possible pour l’animation « externe » et une date de résa obligatoire (den plus avec un paiement 2 mois avant)
d’avoir au moins validé les contacts pour une nuitée tranquille Pour une sortie c’est: accord de la Mairie et pour l’autre c’est validation des salles communales disponibles.
d’avoir la trame d’un programme à vous proposer
d’avoir une idée de l’éventuel tarif, au moins une fourchette de prix.
Et ensuite, comme tout les orgas, je regardes les dates des autres organisateurs, pour éviter de se faire une concurrence, qui dans un esprit de partage et plaisir n’a pas lieu d’être.Et là plus les partenaires me répondent tard, plus « j’angoisse » en voyant les dates se remplir.
Bref coté orga, je n’ai pas la réponse miracle. Pour les meetings dans le sud-ouest il existait-existe une réunion interclub pour caler les calendriers et éviter les doublons. Peut_etre peut-on travailler sur un calendrier open aux organisateurs, sans pour autant diffuser officiellement les dates. Bien que je n’y croit qu’à moitié, même sur une section réservér, les dates circuleront sous le manteau 
Coté participant
Je suis l’exemple type de celui qui ne peu jamais s’inscrire à l’avance. Ma moitié connait son planning, week-end inclus, chaque 30 du mois (et en lisant les différents sujets, elle n’est pas la plus à plaindre - il y a pire…pour beaucoup de personnes), le fiston (le plus jeune) connait son planning de match en fonction des résultats, le second fiston (le plus grand… si vous suivez) connait son planning arbitrage a j-15, et ma pomme je me démerde, au milieu de tout ça, avec le planning des autres assos.
Solution A je m’inscrit, bloque 4 participants, puis ensuite j’annule à la dernière minute. Ceci ne me semble pas respectueux vis à vis des organisateurs.
Solution A prime (valable si il n’ y a pas de grosses incidences de pré-résa pour l’organisateur) j’informe de ma volonté d’être présent via MP et confirme ou infirme le plus tôt possible
Solution B, la plus courante, je ne m’inscrit pas. Je regardes la liste se remplir, et si le week-end et libre je rêve qu’une place se libère, mais c’est si rare que, résultat, je ne participe pas.
Là aussi pas de solution miracle, juste un rappel, un peu comme un code de bonne conduite. S’inscrire sans vraiment savoir si ce seras possible (calendrier du taf, calendrier perso, état des finances) au final c’est donner du travail en plus à l’organisateur (bénévole…N’oublions pas…Les participations financières demandées sont pour les prestataires externes, JAMAIS pour les organisateurs), et bloque la place d’un copain ou d’un petit nouveau.
En résumé
Coté orga, 3 mois avant l’event me semble un bon compromis
Coté participant 2 mois avant.
Merci d’avoir lu tout ça et rdv pour le Winter Combi tour, puis un autre event « 100 % Toulouse », mais chutttttttt, pas de date ni de post pour l’instant. Les conditions ne sont pas réunies pour publier.
m’en fous j’me vengerais!!! 
comme y dit l’autre : je l’aurais un jour!! je l’aurais 
bon le débat est lancé!!
doit ton accepter les petit pisseur en split gris et noir dans nos belle manif de T2 et T3 
bon on arrête de polluer le post raz, tous le monde ne saisi pas qu’il s’agit de vanne entre nous 
a vos avis sur le sujet de base,
lancement des dates de meeting
Salut
Je suis pour ouvrir les sujets des BusTOUR et CamperWEEK bien avant janvier afin de pouvoir organiser notre agenda et autre.
Et dans le fond, cela ne gêne au bon déroulement du forum.
Bises les filles.
Fabien
+1
pour moi pareil
debut octobre me semble bien pour etablir l annee 2013
on rentre en + en hiver, ca nous permet de discuter sur le forum un peu plus et de pouvoir preparer le bus pour les sorties que l on souhaite faire
pour ceux qui travaille le dimanche c est bien de le savoir avant sachant que l on ne peut etre partout tout le temps
vivement faire une banque et etre en retraite 
la question n’est pas tant de savoir si il faut ouvrir les calendriers au mois d’octobre mais plutot de définir si on ouvre les reservation si tot avec le risque de se retrouvé avec le quotat d’inscrit en 2 jours et ceux 6 à 8 mois avant la sortie puis de se retrouver avec des annulations à la pelle pour diverse raison de calendrier ou de panne difficile à gerer sur une si longue période, mais plutot de definir 1 ou 2 ou 3 mois avant la date de la sortie avec des reservations qui seront plus prudente et plus sur!!
voila à vos avis
Bonjour à tous,
Je pense également qu’il n’est pas un problème d’annoncer les dates et de faire la présentation d’un week-end 6 ou 8 mois
avant,du moment que les organisateurs sont sure du lieu et de la date .
Par contre , et je sais de quoi je parle pour en avoir fait les frais cette année avec le Berry-week , il vaut mieux ne prendre
que des pré-réservations à l’ouverture du post et attendre 3 mois avant la date pour lancer la vrai liste d’inscription .
Cela peut éviter que la liste soit complète en 10 jours , 6 mois avant et que le jour J il manque 10 participants à l’appel .
Bien sure nous savons tous que la vie est imprévisible et que du jour au lendemain on peut se retrouver dans l’impossibilité
de venir comme prévue .
Mais à quoi bon s’inscrire si on est pas certain de pouvoir participer , cela bloque les listes et empêche ceux qui hésitent où
qui ne sont pas sure de pouvoir venir, de participer .
Imaginé un peut la haine de ceux qui n’on pas pu s’inscrire car la liste était complète et qui s’aperçoivent la veille du
week-end que 5 ou 6 personnes se sont désistées et qu’il est trop tard pour eux de tout préparer pour prendre la route .
Et je ne vous parle pas de la tête des organisateurs quand il voient tomber les messages d’annulation en cascade 2 jours
avant la date .
Je me souviendrais longtemps du SMS que Rémy m’avait envoyé un soir au boulot ( putain Bruno c’est une hémorragie ils
annule tous les uns après les autres ) .
Donc comme dit l’ami Raz à vos avis
Bruno
Hello tout le monde…
Comme expliqué sur le post du hippie tour , ce n’est pas pour faire une préinscription et une liste des participants!!
Juste ouvrir un post avec les dates fixes…
D’ailleur ce post ci est bien intitulé " lancement des dates…" et non pas lancement des inscriptions…
Voilou , pour ma part , je l’ai mis aussi tot car comme l’année precedente cela tombe sur un grand week end, et a savoir que nous sommes deja 2 organisateurs a avoir bloqué cette date , cela permet que tout le monde n’organise pas un truc au meme moment…
Donc moi je suis pour…
les désistement de dernieres minutes sont tjr un pb, que ce soit pour l’organisateur (qui a put engager des frais ou pris des engagement vis a vis de tierce personne) comme ceux qui attendent d’avoir une place.
donc s’inscrire 6mois en avance sans etre sur c’est pas top, mais se dé-inscrire 2/3jrs avant la date l’ est encore moins.
Concernant les dates posées dès octobre je ne suis pas contre, si les organisateurs qui posent leur date tiennent celle-ci jusqu’au bout
Cyrille/combiblanc
Il y a donc 2 choses distinctes :
Coté organisateurs, harmoniser le calendrier et annoncer ses dates (seulement pour des « events » sur et certains) afin d’offrir aux participants un large panel de sorties. Et là c’est un peu premier arrivé premier servit, mais dans l’ensemble ça marche bien, il y a juste a communiquer entre organisateurs œuvrant sur des secteurs limitrophes (dans un rayon de 200 Kms)
Coté participant, se discipliner et ne pas utiliser un post qui annonce une date pour s’inscrire, mais attendre une ouverture officielle des inscriptions. Cette ouverture pouvant se faire 2 ou 3 mois avant « l’event » selon les impératifs fixés par les partenaires.
+1 avec Sudwest, ça me paraît être un bon compromis
YEP!
oui moi aussi cela me parait être un bon système d’organisation
Il est intéressant de savoir les dates assez tôt, cela permet de jongler avec les dates des fêtes, repas et autres anniversaires à organiser dans nos vies quotidiennes ou pour lesquels nous serions invités;
Par contre nous ne pourrons empêcher les faits de dernières minutes occasionnant une annulation;
ex perso : cette année fût notre première année de combis tours, sur 4 prévus, nous avons dû en annuler un au dernier moment (la semaine avant) alors que dans la dite période d’inscription que nous avançons, notre participation était plus que OK…aléa de la vie;
foug
Hello ,
Donc !. . . . . . rectificatif !
Prem’s à m’inscrire. . . . . sur la liste d’attente avant ouverture des inscriptions.
Le Gaulois
je rejoint foug pour dire que cette année mon calendrier me permettais de m’inscrire pour des bus tours 6 mois avant sans aucun soucis mais malheureusement arrivé à des échéances très courtes de la date de la sortie, des obligations m’on contraint à annuler ma présence et ce parfois à quelque jour de la dite sortie, ce sont les aléas de la vie mais j’ai toujours écrit en MP au organisateur afin de leur demandé de me communiquer les frais qu’ils avaient engagé suite à mon inscription afin de les dédommager, ce qui est le plus naturel.
malheureusement certains annul sans trop d’explication juste parcqu’il prefere se rendre ailleurs se jour là ou avaient oublier qu’ils étaient inscrits
c’est pourquoi l’autre question que je pose est: ne faut il pas demandé le paiment en avance des réservations (camping, visite etc et bloqué une date butoir après laquelle la reservation n’est plus valide et passe pour la liste d’attente ?
voir le non-remboursement de la caution si annulation trops tardive ou non remplacé?
tant pis pour les absents mais au moins l’organnisation s’en portera mieux
après le paiment d’une réservation, je pense que les gens feraient un peu plus l’effort de leur participation
certes tout cela genera certaines personnes qui du coup ne s’inscrirons plus par peur, mais je pense que ça fluidifira les demande de participation
c’est bon j’l’ai bien mis mon bordel?
+1
tout à fait d’accord avec toi.
Si je m’engage et que j’annule au dernier moment, ça ne me dérangera pas de laisser ma participation à l’organisation pour la gène occasionnée.
Fred
OK pour moi aussi sur ce point
En mai dernier c’était ma première idée quand jai dû annuler…laisser ma participation de la réservation à l’organisateur…il a gentilment refusé, mais j’aurais trouvé normal qu’il garde cette participation pour les frais engagés
Attention la mention « présentation d’un certificat médical » ne sera pas prise en compte!!
YES !!!
Y m’plait bien ton bordel Raz,
L’idée de la caution pour valider l’inscription et non remboursable en cas de désistement de dernière minute
me plait bien aussi j’y avais penser et c’est d’ailleurs la méthode utilisée par les modos pour le camper officiel
du forum ( Etienne dis moi si je me trompe ? ) .
Le problème est que nous( organisateur du dimanche ) nous ne somme pas une assos , donc difficile de demander
une avance mais pourtant la gène est plus grande car se sont nos propres fonts que nous avançons .
Bruno